クレジットカードが手元にない状態でカード決済を行うことは、ある程度のリスクが伴います。チャージバックなどのリスクから身を守るため、継続的に請求が発生する場合などには、文書へのカード保有者からの署名をもって「請求することの承諾」を得ることが大切です。このような文書を「クレジットカード利用承諾書」といいます。
クレジットカード利用承諾書とは？
クレジットカード利用承諾書とは、カード名義人が署名した文書であり、文書に記載された一定期間にわたって、加盟店にカードへの請求を許可するものです。例えば、月ごと・四半期ごともしくは、不定期に発生する請求に対して、カード名義人が加盟店にカード利用を継続的に許可する目的で使用されます。
クレジットカード利用承諾書はチャージバックの悪用防止に役立ちますか？
チャージバックとは、消費者を不正な取引から守るものです。チャージバックは、カード名義人が当該請求に対して支払い異議申し立てを行い、カード発行会社に請求の取り消しを求めた場合に発生します。一方で、カード発行会社が対応を決定するまで、申し立て金額が保留にされるため、企業にとってチャージバックは、大きな問題となる場合があります。また、チャージバックの対応には、膨大な事務処理が発生するなど多大な時間も要します。クレジットカード利用承諾書は、チャージバックから身を守る手段の1つです。提供したサービスに対してカードへの請求を許可するカード名義人の署名入りの書類があれば、カード発行会社への反証、反駁（はんばく）で支払い異議申し立てが取り下げられる可能性も高まり、手間も少なくなります。
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Square加盟店の場合、利用承諾書はいつ使用するのですか？
クレジットカード利用承諾書は、カード情報を手動で入力する非対面決済や保存済みカード情報を利用した決済（自動継続課金）でも、有効にお使いいただけます。この承諾書を利用することは、お客様から身に覚えのない請求が届いたと言われるリスクを低減するだけでなく、支払い異議申し立てが発生した時にもすぐに対応することができます。例えば、あなたは近くのオフィスに隔週でランチを配達するケータリングを運営しているとします。クレジットカード利用承諾書があれば、そのオフィスから配達の依頼があるたびに、保存済みのカードに請求をすることができます。その都度、支払方法をお客様に確認したり、請求書にサインをもらったりというような手間をかける必要がなくなります。クレジットカード利用承諾書が便利なのは、定期的に請求が発生する時だけではありません。クレジットカード利用承諾書を利用し、今後の商品・サービス・付随物の購入に備えてデポジットを取ることも可能です。クレジットカード利用承諾書は、高価な機器のレンタル事業を営んでいる場合にも便利です。クレジットカード利用承諾書によって、機器が返却されるまでカード情報を預かることができるためです。
クレジットカード利用承諾書には何が記載されていますか？
クレジットカード利用承諾書は複雑な文書である必要はありません。一般的には以下の項目が含まれます。以下の項目に加え、必要に応じて請求期間、請求日(請求期間)、請求金額などの詳細を明記してください。
- カード名義人のクレジットカード情報
- カードの種類（MasterCard VISA AMEX その他）
- カードの名義
- カード番号下4桁
- 有効期限
- 加盟店のビジネス情報
- カード名義人の請求先住所
- 加盟店に対してお客様の保存済みカード情報を利用した請求を許可する文言
- カード名義人の氏名と署名
- 日付
テンプレートをダウンロードして開始する
Squareでは、一般的なクレジットカード利用承諾書を用意しており、無料でダウンロードできます。本テンプレートはSquareでの決済ご利用時に特化したものではなく、ご自由に利用することが可能です。ダウンロードしたクレジットカード利用承諾書をそのまま使用することもできますし、社名、ロゴ、カード利用に関する文言を追加することもできます。また、必要に応じて、この利用承諾書に記載する必要のある文言を弁護士に相談するのもよいでしょう。
◆よくあるご質問◆
法的にクレジットカード利用承諾書を使用する義務はありますか？
クレジットカード利用承諾書の使用は、加盟店にとって最も効率の良い手段です。法的な義務はありませんが、使用について弁護士に相談することが望ましいでしょう。
クレジットカード利用承諾書にセキュリティコードの欄がないのはなぜですか？
お客様のセキュリティコードを記録することは、PCIスタンダードに違反するからです。カード情報を手入力される場合は、毎回の請求時にセキュリティコードを直接お客様から確認する必要があります。Squareの保存済みカード情報を利用される場合は、セキュリティコードを手動で入力する必要はありません。
保存済みカード情報とは？
加盟店は、お客様の許可を得たうえで、支払い情報をSquareで安全に保管することができます。これにより、Square 請求書やブラウザ決済を通じて、定期的なご利用のあるお客様への請求が簡単になります。日々カード情報を手入力する方法で定期的にお客様に非対面で請求されている場合には、保存済みカード情報を利用することでカード情報入力の手間を省き、簡単に請求することが可能です。
署名入りのクレジットカード利用承諾書の保管方法と保管期間は？
PCIコンプライアンススタンダードでは、クレジットカード情報を処理するすべての事業に対して「カード名義人の情報への物理的アクセスを制限する」ことを要求しています。カード名義人のデータについては、クレジットカード利用承諾書を厳重に保管し、また、アクセスできる従業員を必要最低限に限定して安全に保管するようにしてください。取引からチャージバック発生までの期間は様々ですので、署名入りのクレジットカード利用承諾書はすべて、保存済みカード情報を利用した請求を停止した後も2～3か月は保管しておくことをお勧めします。
